Przetargi Publiczne dla Początkujących

Wprowadzenie

Przetargi publiczne mogą wydawać się skomplikowane, szczególnie dla firm bez dużego doświadczenia w tej dziedzinie. Jednak udział w nich to także duża szansa na rozwój, jako że polskie państwo przeznacza na te zamówienia coraz większe kwoty. Tylko w ubiegłym roku było to 280 miliardów złotych w ramach 160 tysięcy zamówień, skierowanych do praktycznie każdej branży.

W tym artykule znajdziesz podstawowe informacje, które pomogą Ci zrozumieć, jak działa rynek zamówień publicznych, jakie wyzwania mogą się na nim pojawić i w jaki sposób przetargi mogą stać się źródłem nowych kontraktów dla Twojej firmy.

1. Czym są zamówienia publiczne?

Zamówienia publiczne to uregulowany proces zakupowy, w którym instytucje publiczne, takie jak urzędy, szkoły czy szpitale, nabywają towary i usługi lub zlecają prace budowlane.

W przeciwieństwie do przetargów prywatnych, zamówienia publiczne podlegają przepisom ustawy Prawo zamówień publicznych (PZP). Ma ona na celu zapewnienie przejrzystości procesu oraz równości szans dla wszystkich oferentów, co jest kluczowe dla sprawiedliwego i efektywnego wydawania pieniędzy publicznych.

2. Jak wygląda przetarg publiczny?

Przetarg publiczny najczęściej odbywa się w formie przetargu nieograniczonego. Przebieg takiego przetargu obejmuje kilka kluczowych etapów:

• Ogłoszenie przetargu: Instytucja ogłasza przetarg publiczny, publikując szczegółowe informacje, takie jak specyfikacja zamówienia, kryteria wyboru wykonawcy i niezbędne dokumenty (np. wzór umowy, oświadczenia do wypełnienia).
• Pytania i wyjaśnienia: Firmy zainteresowane przetargiem mogą zadawać pytania dotyczące ogłoszenia do określonego terminu. Odpowiedzi są udzielane przez zamawiającego i publikowane, aby zapewnić równy dostęp do informacji.
• Złożenie ofert: Firmy składają oferty zgodnie z wymaganiami specyfikacji w wyznaczonym terminie.
• Otwarcie i ocena ofert: Komisja przetargowa otwiera oferty i sprawdza ich zgodność z wymaganiami formalnymi i merytorycznymi, a następnie przyznaje punkty według kryteriów określonych w ogłoszeniu.
• Wybór oferty: Wybrana zostaje oferta, która zdobyła najwięcej punktów, a wszystkie firmy uczestniczące w przetargu są informowane o wynikach.
• Odwołania: Jeśli firma uzna, że procedura była przeprowadzona nieprawidłowo, może wnieść odwołanie do Krajowej Izby Odwoławczej.
• Zawarcie umowy: Po upływie terminu na odwołania lub po ich rozpatrzeniu zamawiający podpisuje umowę z najwyżej ocenionym wykonawcą.
• Realizacja zamówienia: Wykonawca przystępuje do realizacji zamówienia zgodnie z ustaleniami umowy, pod nadzorem zamawiającego, który dokonuje odbioru prac i weryfikuje ich zgodność z warunkami przetargu.

3. Skąd wiedzieć o przetargach?

Informacje o przetargach publicznych są publikowane na różnych portalach urzędowych, a ich wybór zależy od wartości zamówienia. Najczęściej stosowane to:

• Biuletyn Informacji Publicznej (BIP): Dla zamówień o wartości poniżej 130 000 zł, ogłoszenia są dostępne przeważnie na stronach BIP poszczególnych instytucji. Dotyczy to mniejszych zamówień, które nie muszą być zgłaszane na ogólnokrajowych platformach.
• Platforma e-Zamówienia: Jest to główny portal krajowy, gdzie publikowane są przetargi obejmujące wszystkie zamówienia powyżej 130 000 zł.
• Tenders Electronic Daily (TED): TED to europejska platforma przetargowa, gdzie ogłaszane są przetargi o najwyższej wartości z całej Unii Europejskiej - powyżej 215 000 EUR dla dostaw i usług oraz powyżej 5,4 mln EUR dla robót budowlanych.

4. Z jakimi trudnościami mierzą się firmy?

Na początku pracy z zamówieniami publicznymi najczęstszą przeszkodą jest efektywne filtrowanie ogłoszeń o przetargach. Codziennie pojawiają się ich setki, a nawet tysiące, więc znalezienie tych właściwych staje się kluczowe. Bez dostępu do odpowiednich informacji nie ma przecież mowy o starcie w przetargu czy zdobyciu kontraktu.

Dotychczasowe metody wyszukiwania przetargów, stosowane zarówno przez samych wykonawców, jak i tradycyjne firmy wysyłające raporty mailowe, opierają się głównie na dwóch kryteriach:

• Kody CPV: To lista około 9,5 tysiąca kategorii zamówień publicznych. Kody te są bardzo szczegółowe i wymagają precyzyjnego dopasowania.
• Słowa kluczowe: Konkretnie dobrane frazy, które zostaną wychwycone, jeśli pojawią się w treści ogłoszenia.

Problem z tym podejściem jest taki, że działa ono bardzo dosłownie. Aby znaleźć odpowiednie przetargi, trzeba precyzyjnie trafić w dany kod CPV lub słowo kluczowe, bo w przeciwnym razie ogłoszenie pozostanie dla nas niewidoczne.

Przykłady:

• Jeśli jesteś pszczelarzem i użyjesz tylko kodu CPV „Miód” (15831600-8), możesz przeoczyć przetarg oznaczony kodem „Miód naturalny” (03142100-9).
• Jeśli dostarczasz elektronikę i wyszukujesz ogłoszenia ze zwrotem „sprzęt IT”, nie znajdziesz tych, w których urząd zamawia „urządzenia komputerowe”. Możesz dostać jednak informacje o całym szeregu innych przetargów, gdzie pojawia się „sprzęt” ogrodniczy, hydrauliczny czy do siłowni.

Powyższe przykłady mogą wydawać się wręcz zabawne, ale ustawienie właściwych kodów CPV i słów kluczowych jest dla wielu firm prawdziwym problemem. W szczególności dotyczy to przedsiębiorców skupionych na rozwoju biznesu, a nie na przetargowych zawiłościach.

W efekcie, ich firmy albo muszą współpracować ze specjalistami ds. zamówień publicznych / wyspecjalizowanymi kancelariami albo tracą szanse na wiele atrakcyjnych kontraktów, o których po prostu nigdy się nie dowiedzieli.

5. Jak możemy pomóc?

W Przetargowo wykorzystujemy algorytmy sztucznej inteligencji, aby rozwiązać problem przeszukiwania przetargów. Nasze narzędzie analizuje tysiące ogłoszeń, przesyłając do Ciebie tylko te, które faktycznie odpowiadają Twoim potrzebom.

Aby to osiągnąć, tworzymy profil Twojej firmy na podstawie zarówno dostępnych publicznie informacji, jak i danych, które nam udostępniasz. Dzięki temu nasza sztuczna inteligencja rozumie, jakiego rodzaju przetargi mogą Cię interesować, i wyszukuje odpowiednie oferty.

Co ważne, nie jesteśmy ograniczeni kodami CPV czy dosłownymi słowami kluczowymi – analizujemy treść ogłoszeń pod kątem ich faktycznego znaczenia, co pozwala uniknąć przegapienia wartościowych kontraktów.

Efekt? Otrzymujesz od nas listę przetargów, która jest zarówno kompletna, jak i rzeczywiście dopasowana do Twojego profilu działalności.

Dlatego - jeśli od dziś chcesz koncentrować się wyłącznie na najbardziej obiecujących dla Ciebie przetargach, rozpocznij 14-dniowy darmowy okres próbny już teraz.